Het Gemeenschappelijk Secretariaat is verbonden aan de Beheersautoriteit en staat in voor het operationele beheer van het programma binnen de actieterreinen van de Beheersautoriteit. Het Gemeenschappelijk Secretariaat heeft daartoe de volgende taken:
- in samenwerking met de Beheersautoriteit, het Interreg-secretariaat en de partnerautoriteiten, meewerken aan het opstellen van een communicatie- en promotieplan voor het programma, dat wordt voorgelegd aan het Comité van Toezicht;
- de ingediende projecten in ontvangst nemen, een ontvangstbewijs afleveren en nagaan of het dossier volledig is, voor het voor onderzoek wordt doorgestuurd;
- op basis van de vastleggingsdossiers die door het Interreg-secretariaat worden doorgestuurd, de overeenkomsten opstellen met betrekking tot de vastlegging van de Europese bijdrage en de administratieve follow-up van de goedgekeurde projecten verzorgen;
- de follow-up van de programmering van de deelprogramma’s beheren, in overleg met het Interreg-secretariaat;
- een systeem voor gegevensinzameling opzetten over de voortgang van het programma met het oog op het beheer van het operationele programma en in samenwerking met het Interreg-secretariaat;
- het geautomatiseerde systeem voor het gegevensbeheer updaten en de informatie invoeren die nodig is voor de follow-up van de projecten, in samenwerking met het Interreg-secretariaat;
- de fysieke voortgang van het jaarrapport en het einduitvoeringsrapport consolideren, in samenwerking met het Interreg-secretariaat en het financiële deel van die rapporten, die aan het Comité van Toezicht bezorgd moeten worden, opstellen;
- het secretariaatswerk van het Comité van Toezicht verzorgen;
- de conformiteit van de dossiers met betrekking tot de betaling van de Europese bijdrage controleren, vooraleer ze door de Beheersautoriteit naar de Certificatieautoriteit worden verstuurd;
- het secretariaatswerk verzorgen van de diverse werkgroepen die door de Beheersautoriteit of door het Comité van Toezicht van het programma werden opgericht.
